علمای مدیریت در ارائه تعریفی فراگیر از مدیریت اتفاقنظر ندارند. به همین دلیل برای مدیریت از دیدگاههای مختلف تعاریف متعددی را ارائه دادهاند. گروهی مدیریت را هنر انجام امور به وسیله دیگران توصیف کردهاند و عدهای مدیریت را هنر و علم اداره کردن، تلاش و کوشش و استفاده از منابع سازمانی برای اهداف معین بر شمردهاند. بیشترین تکیهای که در تعریف از مدیریت تاکنون ارائه شده، تعریف مدیریت از دیدگاه وظایف اصلی مدیران میباشد که در ذیل به یک نمونه آن اشاره میشود.
« مدیریت یعنی هماهنگی همه امکانات و منابع از طریق برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت، تصمیمگیری و هدایت رهبری »
بنابراین مدیریت انبار که خود شاخهای از درخت تنومند سطوح مدیریتی در یک سازمان بشمار میرود، میبایست در قالب وظایف اصلی مدیران و در چارچوب اختیارات و مسئولیتهای تفویض شده نسبت به اداره انبار، اقدام کند. لذا چنانچه بخواهیم مدیریت انبار را تعریف کنیم لازم است این تعریف را در چارچوب وظایف انبارداری و مراحل تعمیم دهیم تا از جامعیت بیشتری برخوردار گردد. بطوری که میتوان گفت:
« مدیریت انبار، فرآیندی است که به وسیله آن فعالیتهای فردی و گروهی به منظور تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودیهای انبار را در جهت اهداف مشترک سازمانی، همسو و هماهنگ و هدایت مینماید ».
لذا لازم است مدیریت انبار صرفنظر از انجام وظایف و تکالیف اداره انبارها که ناشی از انجام مراحل و اصول انبارداری میباشد به عنوان یکی از مدیران در سطوح مدیریتی سازمان وظیفه یک مدیر را در اداره امور انبار انجام دهد که از آن جمله:
1- برنامهریزی مدیریت انبار
در تعاریف گوناگونی که از برنامهریزی شده است، برنامهریزی را چنین تعریف کردهاند: « برنامهریزی عبارتست از پیشبینی و دور نگری درباره این که برای رسیدن به هدف معینی، چه کاری، چگونه، چه مدت و به وسیله چه افرادی میباید انجام گیرد » و یا اینکه
« برنامهریزی عبارت است از تعیین هدف، وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیشبینی چگونگی اجرای آنها »
بطوری که از تعاریف فوق ملاحظه میشود دو عنصر هدف یا اهداف و پیشبینی، ارکان و اجزای اصلی برنامهریزیها را تشکیل میدهند و مدیریت انبار نیز میبایست در طراحی و برنامهریزی این دو عنصر اصلی را مدنظر قرار دهد.
الف) اهداف در برنامهریزی
مدیریت انبار باید در برنامهریزی عملیاتی مورد نظر خود اهداف برنامهریزی واحد خود را در جهت اهداف کلی سازمان همسو و تلفیق کند و برای نیل به این مقصود میبایست هدفها را جزء به جزء تعریف، مشخص و بیان نماید و سپس آنها را در قالب برنامه عملیاتی انبار پیاده کند. در ذیل به بخشی از اهدافی که مدیریت انبار ممکن است در برنامهریزی عملیاتی خود آنها را مدنظر قرار دهد، اشاره میشود. آنها عبارتند از:
· کاهش هزینههای انبار و نگهداری کالا.
· حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها
· کاهش هرگونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
· ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخشها و کارکنان.
· کاهش میزان سرمایهگذاریها وپائین نگهداشتن حجم سرمایهگذاریها در انبار.
· سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار
· به کارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای مورد نیاز
· افزایش و بهینهکردن ارائه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمتها.
اصولاً چون اهداف بهم وابسته هستند، بنابراین مدیریت انبار باید تلاش کند که کلیه اهداف تعیین شده را به موقع اجرا گذارد. زیرا این احتمال دارد که مدیریت انبار بتواند به خوبی یک هدف را برآورده کند، اما ممکن است در مقابل اهداف دیگر ضعیف عمل نماید. لذا مدیریت انبار باید در جستجوی معیاری برای تصمیمگیری در خصوص انتخاب اهداف باشد تا بتواند کلیه موارد را در بخشهای مختلف مورد توجه قرار دهد و برای رسیدن به کلیه اهداف برنامهریزی لازم را از قبل در نظر بگیرد.
ب) پیشبینی در برنامه ریزی
عموماً پیشبینی به مفهوم برآورد آینده با حداقل خطا بکار برده میشود. مدیریت انبار باید قدرت و توانایی پیشبینی را با حداقل خطا برای آینده داشته باشد و از پیشبینیهای نظری و قضاوتی اجتناب نماید تا خطای پیشبینی خود را در برنامهریزی عملیاتی انبار به حداقل برساند. استفاده از اطلاعات و آماری مربوط به مقادیر موجودیهای انبار، خرید و مصرف و توزیع و فروش انواع موجودیها در سالهای گذشته در روند پیشبینی جهت برنامهریزی عملیاتی انبار نیز میتواند تا حدودی مدیریت انبار را به نتایج صحیح و منطقیتری برساند. ولی مدیریت انبار باید از این مسئله غافل نباشد که همواره روند گذشته نمیتواند در آینده درست از کار درآید. روش استفاده علت و معلولی یکی دیگر از روشهای پیشبینی است که مدیریت انبار میتواند در پیشبینیهای خود به منظور برنامهریزی عملیاتی انبار از آن استفاده کند.
مدیریت انبار برای برنامهریزی عملیات انبار میبایست، ضمن توجه به تأثیرگذاری عوامل داخلی و خارجی سازمان خود، نیاز اطلاعاتی خود را برطرف کند. زیرا مدیریت انبار به اطلاعات متعددی نیاز دارد که بتواند او را در تهیه و تنظیم و برنامههای یاری دهد. اهم اطلاعات مورد نیاز مدیریت انبار برای برنامهریزی عبارتند از:
· انتظارات و برنامههای آتی تولید و میزان موجودی فعلی انبار.
· وضعیت حال و شرایط آینده مواد و کالا مورد نیاز.
· نقش و اهمیت آتی انبار در سازمان.
· تسهیلات و امکانات آینده مدیریت برای کنترل موجودیها.
· وضعیت انبار در بیرون از سازمان.
· ظرفیت سیستم جابجایی مواد و کالا انبارها و توان انعطافپذیری آنها.
· خط مشی خرید سازمان.
· کیفیت و مهارت مورد انتظار سازمان از کارکنان انبار.
· خط مشی و سیاستهای جامع سازمان درباره نقش آتی انبار.
· سرمایه و منابع قابل دسترس برای توسعه آینده انبارها.
2- سازماندهی مدیریت انبار
در تعریف از سازماندهی آمده است:
« سازماندهی عبارت است از کنار یکدیگر قرار دادن وظایف و اختیارات، مسئولیتهای واحدها و پستها و نحوه هماهنگی ارتباط بین آنها بطوری که بیشترین بهرهوری حاصل گردد».
مدیریت انبار برای سرو سامان دادن واحد خود و دسترسی به اهداف از پیش تعیین شده سازمان میبایست همواره و بطور مستمر فعالیتهای مختلف انبار را سازماندهی نماید. به عبارت دیگر، دائماً در اصلاح و بهبود آن با توجه به متغیرهای درونی و بیرونی سازمان خود اقدام کند. البته مدیریت انبار باید به عنوان یک جزء از اجزاء یک سیستم باز در درون یک سازمان از ساختار سازمانی مناسب برخوردار باشد. بطوری که ساختار سازمانی انبار باید با توجه به عوامل مختلفی از قبیل نوع ساختار سازمانی، نوع فعالیت و محیط سازمان، تعداد پرسنل و انبارها و نظایر آن در نظر گرفته شده و طراحی گردد.
مدیریت انبار ممکن است در سازماندهی واحد خود، فعالیتهای ذیل را ضروری تشخیص دهد و آنها را مدنظر قرار دهد:
· وضعیت و فضا انبارها.
· امکانات و تجهیزات و ماشینآلات برای جابجایی موجودیهای انبار.
· نیروی انسانی مورد نیاز.
· سیستم گردش عملیات و نحوه ارتباط آن.
· مهارت و توسعه نیروی انسانی انبار.
· گردش موجودیهای مواد و کالا در انبار و نحوه توزیع و حمل و نقل آنها.
· جایگاه سازمانی انبار در ساختار سازمان.
· سیستمهای حمل و نقل و توزیع کالا.
3- کنترل و نظارت مدیریت انبار
همواره یک مدیر برای اجرای هر کاری به دنبال به دست آوردن بهترین روشهای اجرایی آن کار میباشد تا به نتایج مطلوب برسد. پس از حصول به نتیجه، آن را ارزیابی میکند. چنانچه نتایج مطلوب باشد، مسئله از نظر آن مدیر حل شده تلقی میگردد، ولی چنانچه نتیجه مطلوب نباشد میبایست روش اجراء را اصلاح کند و در صورت عدم دسترسی به روش اجرای مطلوب میبایست هدف را اصلاح و بازنگری نماید. موضوع این است که این فرآیند چگونه انجام میشود. آیا بدون اعمال کنترل و نظارت امکان ارزیابی در هر مرحله وجود دارد؟ مطمئناً پاسخ منفی است. کنترل، ابزار کار مدیران در ردههای مختلف سازمانی تلقی میگردد و عموماً از طریق مقایسه کار انجام شده با برنامههای مصوب انجام میشود. به همین دلیل مهمترین ابزاری که مدیریت انبار میتواند پیشبینیها و برنامههای عملیاتی انجام شده انبار را در سازمان خود مورد ارزیابی قرار دهد و خطای پیشبینی در برنامهریزی عملیاتی انبار را به حداقل برساند، انجام کنترل و نظارت از سوی مدیریت انبار میباشد. مدیریت انبار با ابزار کنترل و نظارت قادر خواهد بود تا نسبت به موارد ذیل اطمینان حاصل کند که آیا عملیات انجام شده در راستای اهداف سازمان و برنامه عملیاتی انبار بوده است یا خیر؟ آنها عبارتند از:
· مقادیر ورودی کالا به انبار
· نحوه طبقهبندی، شمارهگذاری کالا در انبار.
· کیفیت کالا و خدمات ارائه شده در انبار.
· مقادیر صادره از انبار.
· ثبت و نگهداری موجودیهای انبار.
· انجام مناسب کلیه خدمات انبار به سایر بخشها.
· صحت عملکرد کارکنان انبار و سایر بخشها در ارتباط با انبار.
· بررسی اسناد و مدارک انبار
· شمارش دورهای موجودیهای انبار.
· اداره سیستم انبار و انبارداران و نحوه ارتباطات انبار با سایر بخشها.
بنابراین ملاحظه میشود که مدیریت انبار یا کنترل و نظارت مستمر خود بر انبارها و عملیات مرتبط با آن قادر است اقدامات پیشبینی شده را با عملیات انجام شده مقایسه کند و در صورت وجود اختلاف و انحراف نسبت به آنچه که باید باشد و آنچه که هست،اصلاحات لازم را به عمل آورد .
بطور کلی کنترل و نظارت مدیریت انبار میتواند در زمینههای زیر صورت گیرد که اهم آنها عبارتند از :
· حفاظت و ایمنی موجودیهای در انبار.
· مقادیر ورودی و خروجی و موجودیهای انبار از طریق کنترل اسناد انبار و شمارش فیزیکی موجودیهای انبار .
· استفاده بهینه از امکانات و تجهیزات جابجایی موجودیهای کالا در انبار .
· نحوه تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن کالا در انبار .
· نحوه چیدن و استفاده از فضای انبارها.
· میزان سطوح موجودیهای کالا در انبار با توجه به مقادیر حداقل و حداکثر موجودیها.
· کنترل مالی و پرسنلی و نحوه رفتار و ارتباطات کارکنان انبار با سایر بخشها.
· بررسی گردش کار و نگهداری اسناد و مدارک انبار .
· بررسی گزارشها و اندازهگیری عملکرد (اثربخشی و کارآیی) انبار.
· بررسی ضایعات، کسری و اضافات موجودیهای انبار .
· بررسی نحوه تخلیه، جابجایی و حمل و نقل، بارگیری، وحمل موجودیهایانبار .
مدیریت انبار برای انجام کنترل و نظارت بر حسن انجام عملیات انبارهای خود، میتواند از روشها و تکنیکهای مختلف اندازهگیری کارآیی نیز استفاده کند.
4- تصمیم گیری مدیریت انبار
در یک سیستم انبارداری، تصمیمات اساسی مدیریت انبار باید از کیفیت بالایی برخوردار باشد تا از ناحیه آن بتواند پاسخگوی مسائل انبار و انبارداری، نیروی انسانی مورد نیاز و وسایل و ابزار کار انبارهای خود باشد. مدیریت انبار ممکن است در شرایط مختلف، تصمیمهای گوناگونی اتخاذ کند. به همین دلیل میزان اطلاعاتی که در هنگام اخذ تصمیم در دسترس مدیریت انبار قرار دارد میتواند متغیر و متفاوت باشد. از آن جایی که اطلاعات مختلف انبار، اساس تصمیمگیری مدیریت انبار را تشکیل میدهد و مدیریت انبار در زمانهای مختلف با مسائلی روبرو میشود که بعضی از آنها غیر معمول و حتی منحصر به فرد هستند و تعدادی از آنها بر حسب عادت و یا روش جاری و شرایط معمول پیشمیآید، لذا مدیریت انبار در این حالت با دو نوع تصمیمات برنامهریزی شده و تصمیمات برنامهریزی نشده روبرو میگردد که ناچار به اخذ تصمیم در مقابل هر یک از حالات مختلف آن میباشد.
گاهی اوقات مدیریت انبار در شرایطی قرار میگیرد که در یک لحظه و بلافاصله میبایست تصمیمگیری کند و دیگر مجالی برای انجام فرآیند تصمیمگیری ندارد. بطور مثال یک کامیون با محمولهای بدون اطلاع و هماهنگی قبلی، وارد انبار میشود و میبایست بلافاصله بار کامیون تخلیه و اجناس و کالای مزبور کنترل و تحویل انبار گردد. مدیریت انبار باید نحوه تحویل و تخلیه، محل تخلیه، محل تخلیه، نیروی انسانی مورد نیاز، ابزار و تجهیزات و ماشین آلات را تدارک ببیند و دستورات صریح و روشن را جهت تحویل گرفتن کالا صادر کند. انتخاب محل، نحوه چیدن و قرار دادن اجناس در کنار یکدیگر و یا انباشتن آنها بر روی یکدیگر، آمادهسازی فضای انبارها، تجهیز نیروی انسانی مورد نیاز و نظایر آن از جمله تصمیمهای برنامهریزی نشدهای در این مورد میباشد که مدیریت انبار میباید بلافاصله در این خصوص تصمیمگیری کند و آن را به موقع اجرا گذارد.
مدیریت انبار در خصوص طراحی سیستم و یا برنامهریزی مواد باید پاسخ سوالاتی از قبیل چگونه، کجا، چه زمان را داشته باشد و درباره لوازم و وسایل کار و تجهیزات و ماشینآلات انبار به سوالاتی از قبیل چه نوع، کجا، چه ظرفیتی و چه وقت پاسخ دهد و برای آنها برنامهریزی کند. بنابراین مدیریت انبار همواره در مقابل چالشهای مختلف تصمیمگیری قرار دارد.
عموماً اهدافی که در کلیه تصمیمگیریهای مدیریت انبار به عنوان معیارهای تصمیمگیری میبایست در نظر گرفته شود، ممکن است در سیستمهای مشابه متفاوت و متنوع باشد ولی مدیریت انبار صرفنظر از اهداف متعددی که میتواند در یک سازمان وجود داشته باشد، میباید در خصوص موارد زیر تصمیمگیری کند:
· نحوه استفاده از فضای انبارها
· نحوه تخلیه و جابجایی و حمل و نقل موجودیهای انبار
· تعداد نیروی انسانی و وسایل مورد نیاز انبار.
· استقرار و طبقهبندی کالاها در انبار.
· نحوه جریان و کنترل اسناد و مدارک کالا و صدور اسناد انبار.
· نحوه نگهداری و جداسازی اجناس از یکدیگر.
· نحوه استفاده از تجهیزات و ماشین آلات و ابزار انبار.
· نحوه تحویل کالا و خروج آنها از انبار.
· میزان مقادیر و سطح موجودیها در انبار.
· تفکیک کالا از یکدیگر و قرار دادن آنها در انبارهای مختلف برحسب ماهیت و خصوصیات شیمیایی و فیزیکی آنها.
· نحوه برقراری ارتباط کارکنان با یکدیگر و یا سایر بخشها.
· نحوه نگهداری و استفاده از ساختمانهای انبار، تأسیسات و تجهیزات درون انبارها.
· اوقات تخلیه، جابجایی، بارگیری، توزیع کالا و...
· جابجائی و نقل و انتقال کارکنان انبارها.
· تعیین میزان مسئولیت و اختیارات پرسنل انبارها.
· تنبیه و تشویق کارکنان انبارها.
5- هدایت و رهبری مدیریت انبار
مدیریت انبار همواره باید تلاش کند تا هدایت نیروی انسانی و تجهیزات و ماشینآلات تحت سرپرستی خود را به خوبی برعهده گیرد. این تلاش برای ایجاد انگیزه و رغبت در پرسنل و کارکنان انبار به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده از یک سو و اجرای عملیات طبق برنامههای عملیاتی انبار از سوی دیگر در ارتباط هستند. بطور کلی هدایت و رهبری مدیریت انبار را میتوان در سه قسمت رهبری، انگیزش و ارتباطات خلاصه کرد.
الف) رهبری
گروهی بر این اعتقاد هستند که رهبری عبارت است از نفوذ زیر دستان از طریق برقراری ارتباط با آنان به منظور تحقق اهداف سازمان. نفوذ و قدرت رهبری به منابعی که قدرت و نفوذ از آن سرچشمه میگیرد ارتباط پیدا میکند، در این ارتباط، قدرت به منزله توانایی اعمال نفوذ بر دیگران تلقی میشود و نفوذ اعمالی است که بطور مستقیم و غیرمستقیم باعث تغییر در رفتار یا نظرات دیگران میگردد. چون قدرت و نفوذ در ارتباط با مسئله رهبری قرار دارند و نفوذ نیز از قدرت سرچشمه میگیرد. بنابراین مدیریت انبار نیز باید قدرت و نفوذ و تواناییهای لازم را برای انجام عملیات انبار و اداره امور انبارها داشته باشد که بخشی از تواناییهای مورد لزوم مدیریت انبار برای رهبری را میتوان به شرح ذیل نام برد که عبارتند از:
· الگو برای زیردستان بودن به منظور تحقق اهداف سازمانی.
· قادر بودن به تأثیر گذاری در رفتار کارکنان انبار.
· داشتن تخصص و مهارت و کاردانی در اداره امور انبار و مدیریت انبار.
· قادر بودن به دادن پاداش زیردستان جهت افزایش انگیزش
· قدرت تنبیه کردن کارکنان انبار به منظور تحت نظم و کنترل درآوردن اداره امور انبار.
ب) انگیزش
چون انگیزش حالتی درونی است که انسان را به انجام فعالیت(کنش و واکنش) وا میدارد. بنابراین اثر بخش بودن فعالیت مدیریت انبار نیز میتواند به تمایلات کارکنان انبار بطور اخص و سایر واحدهای یک سازمان بطور اعم در انجام وظایف محوله به آنها تأثیر گذار باشد. از طرفی چون دو عامل انگیزش به عنوان عامل نیاز و هدف به عنوان عامل محرک، میتواند بر رفتار مدیریت انبار و کارکنان انبار تأثیر بگذارد. از این رو انگیزش عاملی خواهد بود تا کارکنان انبار برای انجام وظایف و همسویی اهداف فردی خود با اهداف سازمانی تلاش کنند و مدیریت انبار با ترغیب و ایجاد انگیزش در کارکنان انبار قادر خواهد بود نقش اساسی در موقعیت سازمانی را ایفاء نماید.
ج) ارتباطات
وجود ارتباطات مؤثر و سیستم ارتباطی کارا قادر است ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی و اجتماعی و یا بطور کلی سوء تعبیر و تفسیرهای ارتباطی را حل و فصل کرده و از میان بردارد. ارتباط مؤثر فرآیندی است که مدیریت انبار را قادر میسازد که کلیه امور برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت، تصمیمگیری و هدایت و رهبری خود را توسط آن انجام دهد و جهت هماهنگ کردن و متناسب کردن وقت خود از آن بهره گیرد.
یکی از مهمترین وظایفی که مدیریت انبار در یک سازمان دارد ایجاد و برقراری ارتباط متقابل انبار با سایر واحدها میباشد. مدیریت انبار باید تلاش کند که همواره ارتباط دو طرفه را به نحو صحیح و اصولی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان با سایر واحدها برقرار نماید و بطور مستمر و روشمند آن را ادامه دهد. چون ارتباط یک سویه نمیتواند در درازمدت تداوم باید و باعث گسیختگی و پاره شدن رشته ارتباطات میشود. بنابراین برای فعالیتها و روابط اداری هر واحد یا قسمت سازمانی میبایست وظایف، اختیارات، مسئولیتها، ماموریتها و راههای اجرای آن نیز تبیین و تعیین گردد.
هر واحد در یک سازمان برای انجام مأموریتها، فعالیت و عملیات خود ناچار است به عنوان یک جزء از اجزای یک سیستم در تعامل وکنش و و اکنش با سایر واحدها باشد، در اثر ایجاد این تعامل سازمانی، عامل ارتباطات سازمانی شکل میگیرد و مانند تارهای تنیده شدهای به یکدیگر مرتبط میشوند.
با سلام از مطالب مفید و اموزنده شما استفاده کردم0 سپاسگزارم
سلام و درود
مطالب مربوط به انبار داری متفاوت از سایر اطلاعات مکتسبه بنده تا کنون بود بسیار مفید و مدیریتی
ممنون از مطالب مفید بازدیداز وبلاگ بنده مزید امتنان خواهد بود
موفق باشید
با تشکر از مطالب ارائه شده
با سلام- از مطلب آموزنده شما استفاده نمودم
با تشکر مجدد - موفق باشید